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学校のタスク管理・プロジェクト管理におすすめのツール【Backlog】

僕は元公立学校の教員で、現在はIT系の会社に勤めています。

教員時代苦労したことの1つとして「前任者が対応した仕事の経緯が分からない」ということがありました。

特に転勤が多い公立学校は引き継ぎとか大変ですよね…

また、少し年齢を重ね仕事を割り振る側になった時に、仕事をお願いした先生の「進捗が分かりにくい」と感じることや「誰がどの仕事をしているか分かりづらい」ということが多々ありました。

僕が現在勤めている会社では、タスク管理・プロジェクト管理に【Backlog(バックログ)】というツールを使っているのですが、これがまぁ便利で「このツールを学校業務でも導入したら仕事の進行がスムーズになる!」と思ったので紹介させていただきます!

Backlogってどういうツール?

参考:Backlog(公式)

僕は中学と高校に勤務した経験がありますが、あまり学校の現場ってタスク管理・プロジェクト管理ってやっていないですよね。

Backlogを使うと「誰が」「何を」「いつまでに」作業するのかがはっきりし、進捗状況が分かりやすくなります

しかもデザインがシンプルで直感的に利用できるので全員が割とすぐに使いこなすことができるんですね。

Backlogを利用するにあたって、まず最初に覚えてもらいたい単語が4つあります。

スペース「スペース」とは、Backlogを利用する組織ごとに提供されるURLごとに仕切られた共有の場所です。Backlogに招待された人は、「スペース」にログインすることでBacklogでの作業を始めることができます。「スペース」は、複数の「プロジェクト」から構成されています。
プロジェクトBacklogの「プロジェクト」とは、業務のまとまりごとにタスク・関連ファイル・チームメンバーを収容する入れ物です。チームメンバーの作業部屋をイメージすると分かりやすいでしょう。
課題Backlogでは、担当者を決めて処理すべき事柄、つまりタスクのことを「課題」と呼びます。課題には、件名・詳細・担当者・開始日・期限日などの情報を登録できます。
状態Backlogでは、課題の進捗を「状態」で表します。標準では4種類あり、以下の意味で運用されるケースが多いです。自分のタスクを進めたら、課題の「状態」を変更しましょう。

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いきなりこの表の説明を見ても分かりづらいかと思うので、より実際の学校の業務に合わせた形で解説します。

【スペース】とは

まずBacklogではスペースという仕切りを作成することができます。

学校での運用となると、「○○学校」というスペースを作成する感じになると思います。

あまり無いと思いますが他校でもBacklogを利用していて、共同で何かプロジェクトを進めないといけない、みたいな状況になったとしたらその学校のスペースに招待してもらうというような運用のケースもあるかもしれません。

簡単に言うと、所属ごとの大きいくくりだと思ってもらえばOKです!

【プロジェクト】とは

プロジェクトとは業務のまとまり毎の作業部屋をイメージしてください。

学校で運用するとすれば、校務分掌毎に作成すると良いのではないかと思います。

例えば「教務部」とか「進路指導部」とか「1学年」とか…という感じです。プロジェクト毎に閲覧できるユーザーを設定できたりするので他部署の方にやり取りが漏れたりする心配もありません。

【課題】とは

課題とは担当者を設定してやるべきこと、つまりタスクのことです。

例えば「○○についての業者との打ち合わせ」など、具体的なタスクで課題を作成してもいいし、

親課題と子課題という風に大きいタスクとそれに紐付く小さいタスクという作成もできるので、例えば「修学旅行」という親課題を作成しておき、子課題として、「リーダー決め」とか「旅行行程の決定」などの小さなタスクを作成することもできます。

各課題の中のメンバーでコメントをしたり、ファイルを共有したりやり取りを行うことができます!

この「やり取りを残す」ということが大切で、後からその課題を見た人が「こういう経緯でそうなったんだ」というのを理解しやすくなるのです!

まず最初にBacklogを利用するにあたって覚えていただきたい単語を4つ挙げましたが、このあたりは実際に利用してみたらもっと分かりやすいので現時点でよく分からなくてもOKです!

では、Backlogのメリットをもっと紹介していきたいと思います。

Backlogのメリットもろもろ

「課題」の中ではメンバー同士コメントを送りあったり、「スター」と呼ばれるいいね機能があったり、自分自身にアイコンを設定できるので視覚的にコミュニケーションを取ることが可能です!

「ガントチャート」によりそれぞれのプロジェクトの進捗が一目瞭然になります。

作業の完了期限もひと目で分かるし、もし進捗に遅れなどが発生しても気づきやすいので誰かがサポートしやすかったりもします!

課題にはそれぞれ「期限」と「担当者」を設定できるので、誰が担当するのかが明確になり、優先順位をつけやすくなりますよね。

まだまだたくさんの良い機能が用意されているので、気になった方は下記公式サイトをチェックしてみてください!

参考:Backlog(公式)

Backlog導入に向けた障害

ここまでBacklogのメリットをお伝えしてきたのですが一番の問題は「学校に実際に導入できるかどうか」というところなんですよね…

勤めているのが私立学校だとしたら、OKさえもらえば導入のハードルはそこまで高くないと思うのですが、公立学校だったらなかなか学校独自の判断というのできない気もしています。

それに仮に学校独自の判断で導入できたとしても転勤がある以上、学校が変わってしまえば次の学校で利用するには、また導入するところからのスタートになるのでちょっと厳しいですよね…

できれば県立なら県立、市立なら市立というように、管轄している教育委員会が一律に導入をしてくれたらいいなぁと個人的には思います。

学校の教員からの反対

あとは現場の教員から反対の声が上がる可能性も十分あります。

新しいツールの使い方を覚えるような時間は無い」と反対する先生もいるでしょう。

僕も教員として勤めていたので現場の先生たちがいかに多忙かというのは十分に理解しているつもりです。

だけど、自分から新しいことを覚えようとせず、「パソコン苦手だからよくわからない」などと言って、できる人にすべて任せる先生とかたまにいませんか?

そういう先生達から反対される可能性はあるかも…と思っちゃいました。。。

でもそういうのって本当にもったいないのですよね。

Backlog導入に向けて

今回はBacklogのメリットをお伝えしました。

使ってみると本当に良いツールなので、こういうツールを学校現場でも使えるようになると少しでも業務効率を改善することができるのではないかと思いました。

導入を進めるにあたってなかなか壁もあるかもしれません。

ただ、Backlogだけに限ったことでは無いですが、新しいツールとか業務の進め方などもっともっと現場から声を上げていかないといけないですよね。

Backlogは無料で30日間お試しできるので、少しでも気になった方は一度使ってみてください。

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